Как раз недавно я опубликовал статью о бумажных одностраничных органайзерах. Возникла идея —ведь большинство таких органайзеров были бы значительно эффективнее даже при небольшой автоматизации, например при помощи МS Ехсеl и Google tasks. И вот, появилась соответствующая статья! Автор Райан Дубе (Ryan Dube) написал отличный пост по созданию своей системы организации с помощью средств которые мы каждый день используем в офисе. Читайте, делитесь мыслями и совершенствуйтесь!

В последнее время я начал понимать, что я работаю очень тяжело, но если бы кто-то спросил меня, чувствую ли я, что моя работа приближает меня к моей цели, я бы сказал что не знаю. Мой нынешний подход больше напоминает стрельбу из пулемета, где я просто пытаюсь выполнить все, что могу, и надеюсь, что это поможет мне попасть туда, куда я хочу. И это не совсем правильный способ для достижения своих жизненных целей.

Так что, как я всегда делаю, когда мне нужно решение, я обратился к MakeUseOF. Я нашел упоминания об онлайн системе управления задачами под названием GoalStacker, но эта система была слишком целенаправленная для моих потребностей. Я искал что-то с более широким подходом, когда вы начинаете работу от общих целей в жизни, а затем прорабатываете ваш путь до отдельных повседневных задач. Далее, я обратился к обзору 43Things, который выглядел очень многообещающим. На, как ни странно, 43Things имеет противоположный уклон. Эта система ориентируется на широких целях и мечтах, но не работает когда дело доходит до разбитая их на мелкие повседневные задачи.

Еще одним инструментом управления задачами, на который я обратил внимание, был WeekPlan, который, как я думал, был наиболее перспективными. К сожалению, мне не понравился ограниченный подход к делам в этой системе, и то, что связь между жизненными целями и повседневными задачами была настолько прямой. В целом я видел свою систему достижения целей где-то посередине, где вы можете разделить свои большие жизненные цели на более мелкие (но все еще большие) цели для достижения на пути к главной. Наконец, вы разделяете эти цели среднего звена на группы задач, которые помогут вам достичь каждого из этапов.

Как это обычно бывает, когда я не могу найти то, что мне нужно в существующей системе или приложении, я решил создать свою идеальную систему с нуля. Я не говорю о попытке создать свое  мобильное приложение или создать сайт, который будет делать это так, как я хочу. Нет, вместо этого, я решил воспользоваться двумя системами, которые я использую ежедневно и которые хорошо знаю — МS Ехсеl и Google tasks.

Организация и раскладывание по полочкам ваших жизненных целей.

Если вы готовы серьезно подойти к работе, для достижения тех больших целей, которые у вас есть, то пришло время сесть и изложить их в письменном виде. Это позволит вам правильно сосредоточиться в вашей повседневной жизни. Это даст вам причину для выполнения, казалось бы, обыденных и бессмысленны задач, потому что вы будете знать, что эти задачи, всего лишь один шаг к большой цели. И несмотря на многочисленные инструменты предназначенные для целевого управления этими задачами, МS Ехсеl, на мой взгляд, по-прежнему остается лучшим средством для этого.

Для начала, откройте новую таблицу и создайте новые листы для каждой из 4-6 основных областей вашей жизни, которые наиболее важны для вас. Я сам хотел бы добиться следующего к концу своей жизни: я хотел бы оставить большое богатство для моих детей, иметь прекрасные отношения с каждым членом моей семьи, которые находятся в полном здравии, и я пережить удивительные приключения. Итак, мои основные области — богатство, семья, здоровье и приключения.

На каждом из этих отдельных листов, вам следует разбить основную цель на 4 или 5 более мелких конкретных целей, которые будут являть собой достижение успеха в этой области вашей жизни. Цели, которые вы впишете на этой странице, должны быть указаны с соответствующей датой — годом достижения в далеком будущем. Достижение большинства этик целей будет близко к выходу на пенсию, но в некоторых случаях у вас может быть большая цель, как, например, избавиться от долга, реализация которой может произойти гораздо раньше.

Теперь, когда вы разбили эти большие, огромные пели на более мелкие «подцели», они стали намного более  управляемы. Однако, чтобы превратить их в повседневные задачи, они должны быть разбиты на еще более мелкие части. Возьмите каждую из этих крупных подцелей и перечислите все основные этапы в ее достижении. Они не должны быть оформлены в виде ежедневных задач — они должны быть целями, реализация которых, будет занимать у вас от шести месяцев до года. Каждый шаг будет приближать вас к большей подпели, а та в свою очередь к основной.

Я также люблю ставить зеленый символ «$$$» рядом с пунктами, которые требуют определенных вложений — как способ планирования затрат заранее. Но самое главное — каждый из этапов должен иметь конкретный год реализации достижения каждого шага. Сделать это реально, но не давайте себе слишком много расслабляться. Наконец, обозначьте шаги, которые необходимо выполнить в течение следующего года или двух — это те элементы, которые вы должны планировать сейчас.

Теперь, когда ваши основные ценности разбиты на большие подцепи, а те, в свою очередь на этапы, пришло время обозначить вехи, или задачи, над которым вы собираетесь работать, дюйм за дюймом приближаясь к финишу. Создайте новый лист рядом с базовым с аналогичным названием. Я называю мой «Wealth_MS1» где «MS» обозначает вехи.

Скопируйте на новый лист ваши базовые шаги, которые ожидаются в течение следующего года или двух. При этом каждый шаг становится заголовком. Под каждым из этих заголовков, вы, наконец, создадите конкретные, индивидуальные задачи, которые можно выполнить в срок от одной да нескольких недель.

Каждый из этих элементов должен быть буквально «задачей», потому что это то, что вы можете сделать за несколько рабочих сеансов. Это не должно быть какой-то абстрактной идеей пальцем в небо, неопределенной и неконкретной, а потому и недоступной. Это будут очень достижимые пункты, которые покажутся вам очень, очень крошечными шагами — но каждый из них представляет собой ступень в лестнице к вашим мечтам и целям. Задайте для каждой из них конкретную дату — и над этой датой стоит хорошо подумать.

Свяжите выполняемые задачи для их достижения.

После того как вы создали все эти «вехи» из листов, следующим шаг в вашей системе управления целями будет назначение этих задач в вашем списке дел. Я испробовал множество разных программ для работы со списками задач, но в итоге всегда возвращался к Google Task. Я решил использовать его для этого проекта тоже. В принципе, вы создаете новый список для каждой из ваших основных ценностей которые вы определили в начале этого проекта.

После того, как вы закончите, вы увидите, что все основные цели разбиты на индивидуальные задания, выполнение которых и приведет вас к результату. Цели системы управленческой информации.

Дальше пробежитесь через ваши «вехи», которые вы только что создали, и поместите наиболее актуальные пункты — самые срочные — прямо в список задачах в Google Task. Не забудьте назначить дату, и дать хорошее описание, чтобы точно помнить, что вы хотели сделать.

После того, как вы закончите — вы назначили себе список самых актуальных задач.

Теперь у вас есть реальные, действенные шаги, которые вы точно закончите в указанный срок!

Отслеживайте свои успехи.

Теперь у вас есть действительно классная система. Каждую неделю или раз в две недели, вы можете открыть электронную таблицу, обновить элементы, которые вы завершили, и увидеть насколько ближе вы стали к своим желаниям.

Было бы хорошо, просто отметить выполненные пункты, но, честно говоря, я обнаружил, что визуальная обратная связь работает даже лучше — как поощрение на пути к цели. Вот как можно создать крутой график, чтобы показать ваш прогресс. Вернитесь к своему листу с «вехами», и создайте колонку «Completed» (выполнено) рядом с установленными сроками. В нижней части этой колонки, создадите поле, используя формулу «=COUNTIF(cell1:cell2,”Yes”)/x)*100»

Просто замените «х» на число строк-задач, и сделать «cell1» и «cell2» равным числу клеток в начале и в конце диапазона.

Это создаст ячейку в соответствии со всеми задачами, которые будут получать обновления с процентом от общего объема задач, которые вы уже завершены. Теперь, чтобы сделать из этого  график, нажмите нa «Формат» и выберите команду «Условное форматирование для ячейки», и выберите один из графиков данных.

Это преобразует ячейки в строке данных. Теперь, просто перейдите обратно в этот же пункт меню снова и выберите «Изменить правила». Установите все элементы, указанные ниже, с красной стрелкой значений.

Это заполнит график зеленым цветом на процент, который представляет собой ряд задач, которые вы достигли до сих пар!

Здорово, неправда ли? Ладно, может, этот последний шаг был немного излишним, и вы могли бы полностью завершить создание системы целевого управления без этого графического поощрения — но я люблю видеть как шкала двигается, одновременно с выполнением мной задачи. Достижение 100°/о означает, что вы подошли очень близко к реализации своих желаний.

Что вы думаете о такой индивидуальной системе? Как вы думаете, это может дать вам больше контроля, для лучшего управления своими жизненными целями? Какие системы вы отложили так как они были не связаны с конкретными выполнимыми задачами? Поделитесь своими собственными рекомендациями и советами в комментариях ниже!

Оригинал статьи:  http://www.makeuseof.com/tag/use-excel-and-google-tasks-to-create-the-best-goals-management-tool-ever/

P.S. Как по мне — описано несколько тяжеловесно. Но на самом деле, все это достаточно просто реализуется. Главное — начтите, ведь необязательно брать систему один к одному. Все мы разные люди, у нас разные цели и наклонности и соответственно могут быть разные варианты реализации. Напишите о ваших системах ниже!

Читайте нас на FACEBOOK! ►►

 

 

 

Присоединяйся!

Double Day - самое интересное сообщество об управлении проектами, людьми и собой!