Я часто пишу о различных системах организации дел и увеличения продуктивности. Большинство из них требуют либо специальных приложений вроде EVERNOTE, либо бумажных листов, либо сложные сами па себе. Но сегодня я хочу рассказать вам об очень простой системе организации для которой вам понадобится только МS Word или любой другой текстовый редактор из Open Office или Google Docs.

Моя жизнь, как жены военнослужащего, матери и предпринимателя может быть очень беспокойной. Я должна быть выше всех проблем, чтобы все было сделано, и моя жизнь оставалась сбалансированной.

Несколько лет назад я поняла, что метод, который я использовала, чтобы следить за своими задачами и проектами, достиг своего предела. Я начала отставать. Я работала неэффективно, тратя время на вещи, которые не всегда являлись приоритетными. Подробности и детали работ ускользали от меня в невидимые трещины. Я часто забывала контролировать работу с людьми, от которых я ожидала информацию.

Я приняла участие в конференции в 2009 году и узнала а книге под названием: «На вершине всего: управляйте проектами и жизнью с легкостью» от Лоуренс Сетон , On Top of Everything: Manage Your Projects and Life With Ease» by Laurence Seton). Через несколько недель, после положительных отзывов моих коллег и чтения обзоров я купила эту книгу. Она хорошо написана и ее очень легка читать. Книга представляет систему организации под названием: Projecteze®: окончательная организационная система» («Projecteze®: The Ultimate Organizational System»).

Projecteze® использует таблицы в МS Word для создания простой, элегантной, но определенно мощной системы, позволяющей отслеживать проекты и задачи. При этом большинство людей ухе знакомы с МS Word, так что один из плюсов системы в том, что нет необходимости изучать новое программное обеспечение для реализации системы Projecteze®.

И хотя автор рекомендует МS Word, я считаю, что другие программы, такие как Pages для Mac или WoгdPerfect будет работать так же хорошо, особенно если вы привыли работать именно с ними.

Вот некоторые преимущества использования текстовых редакторов для Projecteze®:

  • Низкая стоимость — большинство людей уже имеют доступ к программному обеспечению для обработки текстов;
  • Простота использования — большинство людей уже знают, как использовать программное обеспечение для обработки текста;
  • Гибкость — возможность ввода, форматирования и представления разнообразной информации;
  • Доступность — информация может быть просмотрена на практически любом компьютере и легка передана через Интернет;
  • Сортируемость — таблицы позволяют сортировать информацию по проектам или по приоритетам, так что вы сможете работать над правильными задачам в нужное время;
  • Транспортируемость — легкая передача и делегирование проектов, или их частей другим сотрудниками для работы и завершения.

В довершение всего есть много примеров того, как использовать систему Projecteze® для различных видов бизнеса, для управления школьной работой и просто для ведения личных проектов у себя дома. Ниже пример моего личного графика, который даст вам возможность понять как система выглядит и работает:

Когда моя копия «На вершине всего» прибыла на почту, я прочитала его от корки до корки и сразу же стала применять теорию на практике. Я разработала свой Projecteze® стол и заполнила в таблицы все свои задачи, проекты и планы, над которыми планировала работать. Менее чем через неделю, я была просто влюблена в эту систему. Я сразу увидела, что я уже сделала, что еще необходимо сделать и где сосредоточить свои усилия. Я могла следить за всеми своими задачами и проектами. Я была проактивна — в первую очередь работала над самыми важными вещами, а не реагировала на то, что бросили мне на стол. Я также была в состоянии отслеживать выполнение делегированных задач, когда ожидала информацию от других людей — то, с чем у меня всегда были раньше проблемы. Я была в состоянии отслеживать запланированное время, не утруждая людей и не забывая вовремя связаться со всеми ними?

Как профессиональный организатор, я рекомендую систему Projecteze® многим из моих клиентов, и я был приятно удивлена, читая их восхищенные обзоры на Амазонке.

Оригинал статьи: https://unclutterer.com/2013/12/16/staying-on-top-of-everything/

P.S.: Эта система отлично подойдет для начинающих — она не требует особых средств, проста сама по себе, но определенно заразит вас вирусам организованности! Главное — попробуйте пожить с ней недельку и посмотреть на сваи результаты. Уверен — вы будете довольны!

А теперь давайте вкратце посмотрим как устроена эта система: Необходимо создать таблицу, в которой будет четыре столбца: проект (название условное, это просто то, чем вы будете заниматься), дата, приоритет и конкретные шаги (в этом столбце пошагово расписывается всё, что нужно сделать для успешного завершения проекта). Автор системы, Лоуренс Сетон считает, что система настолько проста, что единственная сложность заключается только в том, чтобы чётко её придерживаться.

Еще важно не забывать, что расписывать можно любые задачи, а не только рабочие.

 

Работая с этой системой вы сможете сразу же увидеть, что уже выполнено, какие проекты близки к завершению, а на чём ещё нужно сосредоточить свои усилия. Отслеживаются все задачи и проекты. Можно оперативно реагировать на всё, на что нужно реагировать. Вы не смажете увиливать от дел: каждый день расписан, ежедневно перед вами будут стоять мини-задачи, которые требуют выполнения.

Ежедневно просматривайте свой план, и вы ни о чём не забудете, а еще включайте в него абсолютно всё, что нужно делать, будь то встреча с важным человеком или телефонный звонок в курьерскую службу.

Читайте нас на FACEBOOK! ►►

 

 

 

Присоединяйся!

Double Day - самое интересное сообщество об управлении проектами, людьми и собой!