Иногда достаточно даже небольшого толчка для того чтобы сделать вашу  работу продуктивнее в несколько раз. Все просто как в принципе Парето – 20% времени приносят 80% результатов. Сегодня я хочу представить вам простую, но очень полезную технологию организации небольших дел – методику «грубой организации».

Часто, мы откладываем дела, руководствуясь принципом «перфекционизма»: то, что должно быть сделано — должно быть сделано идеально. Но мы с вами живем в реальном мире, в котором и люди и и проекты не идеальны, а потому я предлагаю вам эту занятную методику «прикидочной» или «грубой» организации, которая определенно поможет вам в работе и позволит выполнить многие задачи быстрее с достаточной точностью.

Существует аналогия между «грубой столяркой» и темой этого поста: «грубой организацией». Грубые столярные изделия также называется «кадрирование», и это не плохое описание результата сессии грубой организации.

Что такое «Грубая организация»?

Грубая организация включает в себя следующие инструменты:

  • Принцип GTD: одна идея — одна бумажка;
  • Принцип GTD: развертывание идей;
  • Чистый стол;

Я начинаю грубую организацию с подборки пустых карточек. Одна идея — одна карточка. Я заполняю карточки, а затем аккуратно раскладываю их на столе перед собой в определенном порядке. Я заполняю карточки о предмете, с которым я работаю до тех пор, пока мой ум не опустеет. Обычно десятка карточек вполне достаточно. Но, я ношу подборку карточек практически все время, и периодически дополняю открытые идеи, когда у меня находится лишняя минутка. Так что у меня практически всегда набирается два десятка карт для грубой организации.

Грубая организация начинается после того, как я записал все идеи по теме на отдельные карточки. Собственно это и есть принцип развертывания идей. Тогда я раскладываю карточки на столе, так что могу увидеть их все, а затем начинаю перемещать, объединяя друг с другом по смыслу.

Сходные идее часто приходят вместе, а потом их проще расположить по смыслу рядом. Я раскладываю их в одной колонке, не перекрывая, после чего убираю питание карты. Затем достаточно просто посмотреть на то, что получилось, чтобы «увидеть» структуру, а также то, что мне необходимо сделать дальше.

Если я пишу сложный документ, Я просматриваю документ на предмет организации, а затем приступаю к написанию общей информации. Но, обычно, мне не хватает времени на детальные проработка, и я просто набрасываю концепцию документа. После того, как он отправлен по электронной почте, я беру карточки по теме, и работаю с ними когда есть время.

Если н организовываю проект, Я перечисляю все последующие действия для проекта и тех, кому какие действия делегировать. Вначале эти записи идут в OneNote, а затем на карточки для более глубокой проработки.

Как грубая организация помогает сэкономить время?

Я заметил, что грубая организация помогает мне быстрее писать. Вместо последовательного писания в свободной форме, а затем редактирования, я фактически перешел к рефакторингу написания. Я делаю подборку больших, структурных моментов, которые должны быть охвачены, организовываю их в любой удобной последовательности, а затем приступаю непосредственно к написанию.

Время экономится, потому, что: Идеи переходят с подборки карточек в компьютер, в гораздо более организованном виде, чем при использовании других инструментов в письменной форме (майнд-мэпы, схемы, общие записи и т.д.).

Необходимость переписывания резко падает. Идеи на карточках — это своеобразные границы моего написания. Раньше для меня всегда было сложно перейти от идеи проекта до написания, но теперь, с проработкой идей, с их развертыванием и оформление в структуру — это стало гораздо проще. Иногда, я просто пишу план, написав отдельные идеи и вовсе без организации, а затем организовываю их после того. Это все равно работает.

Гораздо легче перейти в состояние «потока» при написании, когда мысли путешествуют по записанной структуре. И моя личная проблема написание, творческий «скачок», наконец исчезла после того как я начал использовать методы грубой организации.

Я экономлю время, потому, что пишу модульно. Я делаю первый проход документа. Получаю оформленные идеи, для дальнейшего использования. Затем я прорабатываю идеи и создаю проработанный документ. Получаю обратную связь от коллег, собираю замечания и навожу окончательный лоск.

Я экономлю время, потому, что у меня больше нет писательского блока.

Оригинал статьи http://restartgtd.com/rough-organizing/

P.S.: Кроме довольно примитивной системы организации в виде карточек я бы посоветовал использовать инструменты для создания майнд-карт: например mindmeister или  xmind. 

Читайте нас на FACEBOOK! ►►

 

 

 

Присоединяйся!

Double Day - самое интересное сообщество об управлении проектами, людьми и собой!