Некоторое время назад я и сам использовал Trello. Это отличный онлайн-сервис для работы, в том числе и с небольшими командами. Но несмотря на то, что я довольно долго использовал Trello сам по себе, эта небольшая статья натолкнула меня на новые мысли о том, как можно еще больше усовершенствовать свою работу.

Этот пост о том, как (и зачем) использовать Zарiеr и RescueTime, чтобы создать постоянный учет завершенных Trello карт. Если вы хотите перейти непосредственно к инструкциям по работе — можете пролистать статью до самого конца.

Trello — это первый менеджер задач, который на самом деле мне понравился. Это отличная и простая система для отслеживания задач, которые необходимо сделать, и которые могут находится в различны стадиях прогресса (по умолчанию это «Выполнить», «В работе» и «Готово»). Есть и другие приложения, которые делают подобные вещи, но Trello это просто одна из лучших подобны программ. Мне он нравится. Если вы пока не знакомы с ним — вам следует его попробовать.

Trello — отличная программа, и решает практически все задачи, кроме тех которые не решает.

Оглядываясь назад, на свой опыт и то, что я делал с Trello, я бы сказал, что есть одна часть, которая не так уж и отлична. Многие задачи часто засоряли колонки, если только я не архивировал выполненные карточки, но затем они просто исчезали. Несмотря на то, что я мог вернуться и просмотреть список заархивированных карточек, список этот, фактически был похоронен, и в целом выглядел как просто большая и несортированная куча мала. С одной стороны это нормально. Если бы мне пришлось выбирать, я бы конечно предпочел работу с Trello и сосредоточиться на процессе выполнения работы и приближения к финишу, чем оглядывание на выполненные работы.

Но я все еще хочу иметь возможность просматривать свои старые задачи.

В чем смысл оглядывания на выполненные задачи?

Одной из проблем, которые я всегда имел со списками задач, является чувство неудовлетворенности от того, что они оставляют меня в тот момент, когда я очень занят. Вот когда они должны давать чувство удовлетворенности, верно? Этот акт маркировки задачи, как «выполнено», дает приятное чувство на минуту, но потом это ощущение проходит, после того, как я смотрю на постоянно растущий список задач. Возвращение ц анализ достижений помогает сохранить чувство прогресса, даже если мой список задач не становится от этого короче.

Пересмотр также дает возможность спросить себя, тратил ли я время на правильные вещи, или если есть другие вещи, которые я предпочел иметь выполненными? Это действительно помогает провести линию между тем, быть ли продуктивным или просто быть занятым.

Что можно сделать по этому поводу?

RescueTime имеет журнал событий, и некоторые события я вводил вручную с такими же названиями как и карточки из Trello, которые я заканчивал. Если бы я мог просто автоматически получать запись в журнал, когда перемещаю карточку в колонку «готово», я бы избавил себя от огромного количества лишнего ручного труда. К счастью, Zapier делает подобные задачи очень простыми. Я связал свою учетную запись в Trello с RescueTime, и записывал в журнале все события, всякий раз, когда я заканчиваю задачи в Trello. Правда пришлось немного повозиться с фильтрами для ориентации только на колонку «готово», но как только я этого добился — я получил полную автоматизацию.

Теперь я могу отслеживать события на разных досках: для моей основной работы и личного списка задач. Обзор задач помогает мне понять, насколько я эффективен, что сделано и насколько сбалансирована моя работа. Трачу ли я слишком много усилий на работе за счет личных задач? Или наоборот? Раньше это был действительно сложный вопрос для меня, но теперь все стало гораздо более видимое. Также, подобная организация работ, держит меня в тонусе и позволяет быть более организованным, потому что я знаю, что если я использую Trello, я сэкономлю себе время на печатании, автоматически обновив свой список задач. Эти две системы отлично дополняют друг друга.

Как автоматически записывать задачи в журнал RescueTime, при выполнения задач в Trello

Легкий и быстрый способ (рекомендуется). Zapier поможет вам пройти через весь процесс настройки. Для этого, конечно, нужен аккаунт в Zapier, но ради таких результатов это просто мелочь.

Пошаговый способ.

Вы должны использовать указанную версию программы. Подробные инструкции приведены здесь на случай, если у вас есть проблемы с управляемой версии, или вы проста хотите понять, что именно происходит.

1. Убедитесь, что у вас есть Trello доска, которую вы используете для управления ежедневными задачами;

2. Убедитесь, что у вас есть RescueTime Premium (который вам необходим чтобы записывать в журнале основные задачи);

3. Убедитесь, что у вас есть аккаунт на Zapier.com;

4. Войдите в Zapier.com и нажмите «Make а Zар!»;

5. Выберите Trello в качестве целевого приложения и «New Activity» в качестве триггера; б. Выберите RescueTime как приложение и «Create a Highlight Log Entry» как действие;

7. Нажмите «Продолжить» и подтвердить свои аккаунты ;

8. Под «filters» выберете доску, которую вы используете для ваших задач;

9. Убедитесь, что фильтр «List» установлен на вашу «Done» колонку;

10. Установите два настраиваемых фильтра, во-первых, это «Data List Before Name» (текст) не содержит «Done»;

11. Во-вторых Пользовательский фильтр: «Data List After Name» (текст) точно соответствует «Done»

12. Установите параметры задач. Дата должна совпадать с полем «Date» в Trello, «Description» должно совпадать с «Data Card Name», а «Наименование задачи» должно соответствовать описанию из описания задач на конкретной Trello доске. Например «Выполнить», «Личные задачи», «Элемент работы»;

13. Проверьте zap: вы должны сразу же увидеть ваше событие записанными в журнале в RescueTiпie;

14. Назовите zap и сохранить его;

15. Вот и все! Я обнаружил, что это очень большая помощь.

Дайте шанс этой системе, и дайте мне знать, что вы думаете об этом в комментариях!

Оригинал статьи: http://blog.rescuetime.com/2015/01/27/how-i-use-trello-zapier-and-rescuetime-to-keep-track-of-what-ive-been-doing/

P.S.: Как по мне — отличная статья! А вы используете в своей работе что-то из названных инструментов? 

Читайте нас на FACEBOOK! ►►

 

 

 

Присоединяйся!

Double Day - самое интересное сообщество об управлении проектами, людьми и собой!